システムの運用・保守を引き継ぐときに確認する項目
公開 有限会社カルフ 栗山
制作会社に任せていた保守を自社の管理に切り替える。担当者が退職する。保守の委託先を変える。Web サイトや業務システムの運用を引き継ぐ場面はいろいろあります。
引き継ぎで困るのは、たいてい引き継ぎ元に連絡が取れなくなってからです。この記事では、引き継ぎ元が動けるうちに確認しておきたい項目を、優先度の高い順に整理しました。
1. 契約と名義（最優先）
最初に確認するのは、技術よりも契約です。ドメインやサーバの契約が引き継ぎ元の名義のままだと、引き継ぎ元が契約を終えた時点でサイトが止まることがあります。
- ドメイン：どこで登録しているか、名義は誰か、更新日と自動更新の設定、支払い方法
- DNS：どこで管理しているか。ドメインの登録先とは別のことがあります
- サーバ・クラウド：契約の名義、支払い方法、プラン、次の更新日
- SSL 証明書：自動で更新されるか、有料の証明書なら期限と購入先
- メール：ドメインのメールをどこで運用しているか。サイトと同じサーバにあると、サーバの移転で一緒に影響を受けます
- 外部サービス：決済、メール配信、地図、SMS、フォームなど。契約の名義と、料金がどこに請求されているか
- 有料のテーマ・プラグイン・ライセンス：誰のアカウントで購入していて、更新の権利が引き継げるか
名義が引き継ぎ元のものは、引き継ぎの期間中に自社の名義へ移します。名義の変更には、登録先の手続きや本人確認で時間がかかることがあります。
2. アカウントと鍵
- 各サービスの管理画面、サーバ（SSH）、データベース、クラウドの管理アカウントの一覧
- 外部サービスの API キーや、サーバに置かれた設定ファイルの中の認証情報
- 2要素認証の端末：引き継ぎ元の担当者のスマートフォンに紐付いていると、その人がいなくなった時点でログインできなくなります。復旧用のコードもあわせて受け取ります
受け取ったら、パスワードと鍵を変更し、引き継ぎ元のアクセスを止めます。誰がどこに入れるのかを自社で把握できていない状態が続くと、何かあったときに原因を追えません。
3. ソースコードと構成
- 最新のソースコードの所在：リポジトリがあるか。本番のサーバを直接書き換えていて、リポジトリと本番が一致していないことがよくあります
- 本番にしかないファイル：環境ごとの設定ファイル、アップロードされたファイル、手で置いたファイル
- 構成：サーバの台数と役割、データベース、ファイルの置き場所、外部サービスとのつながり
- バージョンとサポート期限：OS、PHP などの言語、データベース、フレームワーク。期限が近いものは、引き継いだ直後に対応が必要になります
4. 表から見えない処理
画面を見ているだけでは分からない処理が、引き継ぎで最も漏れやすい部分です。
- 定期的に動く処理（cron など）：集計、データの取り込み、メール送信、古いデータの削除
- 外部のサービスから呼ばれる入口（Webhook など）
- バックアップを取る仕組みと、その保存先
- 担当者が手作業で行っていた定期作業（月末のデータ出力、ログの削除など）
特に最後の手作業は、どこにも記録がないことが多く、引き継ぎ元に直接聞くしかありません。
5. 手順
- デプロイ（反映）の手順：変更を本番に反映する方法。担当者のパソコンでしかできない状態になっていないか
- バックアップと復元の手順：バックアップがあることだけでなく、実際に戻せるか
- 障害のときの手順：まず何を確認するか、再起動の方法、連絡先
6. 今かかえている問題
- 分かっている不具合と、その回避方法
- 対応が保留になっている要望や改修
- 過去に起きた障害と、そのときの対応
- 「ここは触らないほうがいい」と言われている箇所と、その理由
7. 費用と期限の一覧
月額・年額でかかっている費用と、それぞれの更新月を一覧にします。ドメイン、サーバ、証明書、ライセンス、外部サービスの更新が同じ表で見えると、更新の漏れを防げます。
8. 引き継いだ後の問い合わせ
どれだけ準備しても、引き継いだ後に分からないことは出てきます。引き継ぎ後の一定期間は質問に答えてもらうことを、あらかじめ取り決めておくと安心です。
保守を自社の管理に切り替える場合
制作会社との保守契約をやめて自社で管理する場合は、上の項目に加えて、これまでの保守契約で何をしてもらっていたかを確かめます。
保守契約には、OS やソフトウェアの更新、バックアップの確認、監視、証明書の更新など、普段は目に見えない作業が含まれていることがあります。契約をやめると、これらの作業は誰もしなくなります。一つずつ、自社で行うのか、別の会社に任せるのかを決めておきます。
引き継ぎ元に連絡が取れない場合
すでに連絡が取れない場合も、できることはあります。
- 請求書や支払いの記録から、契約しているサービスを洗い出す
- ドメインやサーバの契約者が自社であれば、登録先やサーバ会社に本人確認をしたうえで、ログインの情報を再発行してもらえることがあります
- サイトにアクセスできるうちに、公開されている内容を保存しておく
契約者が引き継ぎ元の名義になっている場合は、手続きが難しくなります。名義の確認は、できるだけ早く行ってください。
最後に：引き継ぎ先だけで回せるかを試す
一覧を受け取っただけでは、引き継ぎは終わっていません。引き継ぎ元に聞かずに、変更を本番に反映できるか、バックアップから戻せるかを、引き継ぎ先だけで実際に試してみます。ここで詰まったところが、まだ引き継げていない部分です。